Automatyzacja procesów w firmie to dzisiaj jeden z najważniejszych tematów w zarządzaniu, bez tego ciężko jest prowadzić jakikolwiek biznes.

Poznaj sposoby na wprowadzenie automatyzacji w Twojej firmie i korzyści, jakie może Ci takie działanie przynieść, a jest ich wiele i na końcu wszystkie one przekładają się na większe zyski dla Twojego przedsiębiorstwa.

Często w branży stosowane jest skrócone określenie BPA od angielskiego Business Process Automation. Automatyzacja, to najprościej mówiąc, zastępowanie tam, gdzie to możliwe pracy człowieka, zautomatyzowanym procesem maszynowym. Kiedyś automatyzacja dotyczyła głównie maszyn na liniach produkcyjnych w wielkich fabrykach, dzisiaj da się zautomatyzować prawie wszystko od pisania tekstów, adresowania pism, wystawiania rachunków po podejmowanie decyzji biznesowych.

Ostateczną zaletą automatyzacji oczywiście są większe zyski, ale składa się na to wiele korzyści, które do nich prowadzą. Są to między innymi:

• szybsze wykonywanie wielu czynności – dotyczy to zwłaszcza czynności żmudnych i długotrwających – wprowadzanie danych, sprawdzanie dokumentów, wystawianie rachunków, faktur, przyjmowanie i odwoływanie rezerwacji-zamówień, wysyłanie maili marketingowych, przypominających, ostrzegających, przyjmowanie płatności i wiele innych podobnych rzeczy;
• obniżenie kosztów pracy – każda automatyzacja zmniejsza obciążenie pracą osób zatrudnionych, które mogą zająć się innymi zadaniami;
• większa dokładność działania – w przypadku powtarzalnych danych pracownik może popełniać drobne błędy przy wpisywaniu czy wypisywaniu różnych wartości, numerów, adresów itp. co prowadzi do konieczności poprawek i interwencji wydłużających czas obsługi;
• standaryzacja procesów we wszystkich działach, filiach, punktach itp. – dość często w działaniach z przetwarzaniem dokumentów różne działy stosowały różne systemu ich obiegu co utrudnia kontrolę całości jak i zmniejsza możliwość przesuwania pracowników między działami, gdyż wymaga to poznania nowego systemu;
• lepsza kontrola na całym rozrastającym się przedsiębiorstwem – im większa staje się skala działalności, tym trudniej jest ją kontrolować. Cyfrowe dane w jednym standardzie pozwalają na natychmiastowe generowanie raportów na przykład o stanach magazynowych, wysokości sprzedaży, czasie obsługi zleceń, kosztach utrzymania pojazdów, absencjach pracowników i wielu innych. To nieocenione dane, które pozwalają na zidentyfikowanie słabych punktów i ich poprawę;
• zwiększenie bezpieczeństwa danych przetwarzanych w firmie – dane przetwarzane automatycznie oznaczają mniejszy dostęp do nich wielu osób. Przy dobrym zabezpieczeniu są one lepiej chronione, choć to zadanie należy zlecić fachowcom;
• łatwiejsze skalowanie biznesu – w przypadku gwałtownego wzrostu zapotrzebowania na dany, produkt, usługę zachodzi często konieczność zwiększenia zatrudnienia. Im więcej rzeczy jest wykonywanych automatycznie, tym mniejszym problemem się to staje. Gdy obroty spadają (słabsze okresy, pory roku itp.), może być kłopot z utrzymaniem większej liczby pracowników, którzy jednak za jakiś czas mogą znów być potrzebni.

Rzeczami, które w pierwszej kolejności są automatyzowane w wielu przedsiębiorstwach, są sprawy związane z wszelką dokumentacją. Zeskanowanie wszystkich dokumentów i trzymanie ich w postaci cyfrowej w chmurze pozwala na swobodny dostęp do nich z każdego miejsca i każdego oddziału. Zwalnia również przestrzeń, którą możesz wykorzystać na innego rodzaju działalność. Oczywiście, trzeba tutaj się dostosować do przepisów, które wymagają czasem trzymania fizycznych kopii faktur, zeznań podatkowych itp., ale to już coraz rzadsze przypadki.

Bardzo dobrze automatyzuje się też korespondencję prowadzoną z klientami/odbiorcami/kontrahentami. Wystawianie setek czy tysięcy faktur, wysyłanie przypomnień o terminach czy maili z nową ofertą ręcznie jest dziś zadaniem zupełnie niepotrzebnym. Odpowiedni program poradzi sobie z tym znacznie lepiej i szybciej. Wiele firm nie stosuje nawet prostych autoresponderów, które na przykład potwierdzają, że wiadomość od klienta dotarła na skrzynkę mailową, a to chyba najprostszy przykład automatyzacji procesów.

Obecnie automatyzacji można poddać znacznie więcej czynności od księgowości, przez magazyny po automatyczne zmiany cen czy wystawianie ofert w Internecie, czy czatboty odpowiadające na pytania klientów o każdej porze dnia i nocy.

Biorąc pod uwagę mnogość rozwiązań cyfrowych, najlepiej jest automatyzację procesów zlecić wyspecjalizowanej firmie, która dobierze odpowiednie narzędzia do konkretnych zadań i podpowie również jak poprawić procedury wewnętrzne, aby odpowiadały one dzisiejszym standardom zarządzania.