Do niedawna jeszcze istniało kilka list podatników VAT – lista zarejestrowanych i niezarejestrowanych podatników oraz listy wykreślonych i przywróconych do rejestru. Jednak od 1 września 2019 roku zamiast tych wszystkich list została wprowadzona jedna, biała lista podatników VAT. Czym jest, jaki jest jej cel i jakie informacje zawiera oraz jakie konsekwencje można ponieść, jeśli przeleje się pieniądze na niezgłoszone konto?

Biała lista podatników VAT jest nowym rejestrem, gromadzącym i przechowującym dane o osobach, które zobowiązane są do opłacania podatku od towarów i usług. Dzięki niej firmy mogą szybko i skutecznie zweryfikować kontrahentów, zanim dokonają  przelewów na ich konta. Za pomocą białej listy podatników VAT przedsiębiorcy mają możliwość sprawdzenia, czy dany kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT, a także potwierdzenia numeru jego rachunku bankowego. Jeśli kontrahenta nie ma na białej liście, firma może zobaczyć, dlaczego kontrahent otrzymał odmowę zarejestrowania na liście, wraz z podstawą prawną decyzji. Podobnie w przypadku, gdy kontrahent został wykreślony i przywrócony na listę.

Biała lista podatników VAT prowadzona jest przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS), a znajduje się na stronie internetowej Ministerstwa Finansów oraz w rejestrze CEiDG. Aby znaleźć się na liście, trzeba być jedynie zarejestrowanym jako podatnik VAT, zaś szef KAS sam już pobiera wszystkie informacje o firmie z innych  publicznych rejestrów. W razie niepoprawności informacji należy złożyć do szefa KAS wniosek o ich korektę bądź nawet usunięcie. Chcąc wyszukać informacje o danym podatniku na liście, trzeba podać jego numer NIP, REGON, nazwę firmy czy też numer konta bankowego. Tylko w przypadku osób fizycznych posiadających zarejestrowaną działalność w CEiDG, należy wpisać do wyszukiwarki imię i nazwisko właściciela działalności. Trzeba też zaznaczyć datę, na jaką mają zostać wyszukane informacje. Następnie otrzymuje się potwierdzenie danych o wyszukanym kontrahencie, które można nawet wydrukować.

Biała lista podatników VAT zawiera szereg ważnych informacji o każdym zarejestrowanym podatniku VAT. Poza nazwą firmy czy nazwiskiem właściciela podany jest także numer identyfikacyjny (o ile został przyznany), REGON, numer KRS w przypadku spółek, adres siedziby firmy czy numer jej konta bankowego. Oprócz tego oczywiście biała lista zawiera również informacje o statusie podatnika VAT. Można zobaczyć, czy jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT, zwolniony z płacenia tego podatku bądź czy został wykreślony lub przywrócony, wraz z podstawami prawnymi tych decyzji. W rejestrze podane są również dane osób lub firm uprawnionych do reprezentowania podatnika, a w przypadku spółek dane wszystkich wspólników.

Numery rachunków bankowych widnieją na białej liście podatników VAT tylko w przypadku firm zarejestrowanych jako czynni podatnicy bądź przywróconych do rejestru. Na liście nie ma żadnych informacji o niezarejestrowanych lub wykreślonych firmach. W przypadku zmiany numeru rachunku bankowego podatnik zarejestrowany na liście ma obowiązek niezwłocznie go zaktualizować. Zwykle można zrobić to za pomocą wniosku w CEiDG. Jeśli firma jest podatnikiem VAT, a nie znajduje się na białej liście, może tak być z trzech powodów. Przede wszystkim konto musi być firmowe. Jeśli ktoś korzysta z konta prywatnego jako firmowego, numeru konta nie będzie w rejestrze. Firmowe konto musi być również zgłoszone do Urzędu Skarbowego. Brak zgłoszenia do US to kolejny powód niewidoczności numeru konta na białej liście. Może się także czasem zdarzyć, że bank nie przekaże numeru konta do STIR (systemu teleinformatycznego izby rozliczeniowej) i wtedy również numeru nie będzie w rejestrze, ponieważ obecność numeru w STIR jest potwierdzeniem jego autentyczności. W takiej sytuacji należy niezwłocznie wyjaśnić sprawę ze swoim bankiem.

Brak numeru konta na białej liście może spowodować negatywne konsekwencje dla każdego, kto przeleje środki na taki rachunek. Będzie tak, jeśli ktoś przeleje na niezarejestrowane konto więcej niż 15 tys. zł. Nie można wtedy zaliczyć tej kwoty do kosztów uzyskania przychodu oraz ciąży wtedy na kontrahencie solidarna odpowiedzialność za niezapłacony przez podatnika VAT. Dlatego warto zawsze sprawdzić każdego kontrahenta na białej liście oraz sprawdzić, czy własne konta także są na liście.