Pandemia wiele zmieniła w sposobie pracy oraz możliwościach jej wykonywania. Praca zdalna, wcześniej sporadyczna, zaczęła być główną możliwością. Zainteresowanie nią nie zniknęło wraz z pandemią, wręcz przeciwnie. Z tego powodu jej ugruntowanie prawne stało się koniecznością.

Przez dwa lata pracę zdalną regulował art. 3 Ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Wprowadził on możliwość wykonywania obowiązków w sposób zdalny, poza miejscem pracy. Był to przepis tymczasowy. Jednak po unormowaniu się sytuacji epidemiologicznej okazało się, że praca w biurach przestała być tak atrakcyjna, jak dotychczas. W związku z tym nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie 7 kwietnia 2023 r., wprowadziła oficjalnie pracę zdalną.

Za najważniejszy element nowelizacji można uznać wpisanie do Kodeksu pracy samej definicji pracy zdalnej. Zastąpiła ona dotychczasową telepracę. Za pracę zdalną uznano wykonywanie zajęć zawodowych z wykorzystaniem środków umożliwiających porozumiewanie się na odległość, częściowo lub całkowicie w miejscu, które wskazał pracownik oraz każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, np. mieszkanie pracownika. Odpowiada to zapotrzebowaniu nie tylko na pracę w całości zdalną, lecz także na model hybrydowy (częściowo zdalna, częściowo w biurze). Aby móc przejść na pracę zdalną niezbędne będzie zawnioskowanie o to do pracodawcy, wnioskiem papierowym albo elektronicznym, w zależności od wymogów firmy. Specjaliści od prawa pracy podkreślają jednak, że może pojawić się interpretacja przepisów, która wymagać będzie od pracownika składania takiego wniosku za każdym razem, gdy pracownik będzie chciał zmienić miejsca pracy zdalnej, np. z mieszkania na kawiarnię.

Pracę zdalną można podjąć po uzgodnieniu z pracodawcą. Kodeks pracy nie pozwala podjąć tej decyzji samodzielnie. Uzgodnienia dotyczące wykonywania pracy zdalnie mogą mieć miejsce podczas zawierania umowy o pracę bądź w trakcie trwającego zatrudnienia. Jednak Kodeks pracy wskazuje kilka sytuacji, kiedy pracodawca nie może odmówić pracownikowi wykonywania pracy przy pomocy środków porozumiewania się na odległość. Dotyczy to wniosków osób:

•   opiekujących się członkiem najbliższej rodziny albo opiekujących się osobą z niepełnosprawnością;
•   będących w ciąży lub w ciąży z powikłaniami;
•   opiekujących się dzieckiem, które nie skończyło jeszcze 4 lat;
•   opiekujących się dzieckiem z umiarkowanym bądź znacznym stopniem niepełnosprawności, nawet jeśli jest to już osoba pełnoletnia;
•   opiekujących się dzieckiem o specjalnych potrzebach edukacyjnych, tj. wczesne wspomaganie rozwoju, kształcenie specjalne, zajęcia rewalidacyjno-wychowawcza.

Odrzucenie wniosku, nawet jeśli pracownik/pracownica spełnia wymienione przesłanki, możliwe jest wyłącznie z powodu „organizacji pracy” w firmie. Na razie jest to nieprecyzyjne stwierdzenie, dlatego należy się spodziewać dalszych regulacji w tej kwestii. Odmowa musi zostać przedstawiona pracownikowi pisemnie, w terminie tygodnia od złożenia wniosku o pracę zdalną.

Pracodawca może także sam zdecydować o przejściu pracowników na pracę zdalną. Wiąże się to ze szczególnymi sytuacjami, m.in. epidemią, stanem nadzwyczajnym. Jednocześnie niezbędne jest określenie zasad, na jakich praca zdalna ma być wykonywana. Można je ustalić na linii pracodawca – pracownik, pracodawca – organizacja związkowa w firmie albo na podstawie regulaminu pracy przygotowanego przez pracodawcę.

Znowelizowany Kodeks pracy daje nie tylko możliwość pracy zdalnej, ale również możliwość czynności kontrolnych w zadeklarowanym miejscu pracy zdalnej. Zasady przeprowadzania kontroli powinny być ustalone w regulaminie bądź uzgodnieniach ze związkami lub porozumieniu z pracownikiem. Prawnicy zaznaczają, że aktualne przepisy dają pracodawcy możliwość wejścia do mieszkania  pracownika, aby przeprowadzić taką kontrolę. Podlegać jej ma: przestrzeganie higieny pracy i zasad bezpieczeństwa, zasad ochrony informacji i ochrony danych, a przede wszystkim wykonywanie pracy zdalnej, tj. wykonywanie pracy w miejscu jej zadeklarowania przez określony czas.