Czy osoba nieprowadząca działalności może wystawić fakturę VAT? To pytanie, które często zadają sobie osoby, które chcą sprzedać coś na rynku wtórnym lub wykonać jednorazową usługę. Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna i zależy od kilku czynników. Zobacz, kiedy możesz wystawić fakturę VAT bez prowadzenia działalności i jak możesz to zrobić.

Faktura VAT to dokument, który potwierdza dokonanie sprzedaży towaru lub usługi podlegającej opodatkowaniu podatkiem od wartości dodanej (VAT). Faktura VAT zawiera informacje o sprzedawcy, nabywcy, przedmiocie transakcji, cenie netto, stawce i kwocie VAT oraz terminie płatności. Faktura VAT jest podstawą do rozliczenia podatku przez sprzedawcę i nabywcę. Firmy coraz rzadziej decydują się na współpracę z osobami fizycznymi niewystawiającymi faktur. Coraz popularniejsze staje się współpraca B2B, czyli firmy z firmą. Dzięki fakturze VAT firmy mogą bowiem uzyskać później zwrot podatku VAT.

Osoba nieprowadząca działalności gospodarczej nie ma obowiązku wystawiania faktur VAT, ponieważ nie jest podatnikiem VAT. Jednakże, w niektórych sytuacjach, taka osoba może zgodnie z prawem wystawić fakturę VAT na podstawie specjalnych przepisów. Są to następujące przypadki:

• sprzedaż samochodu osobowego lub ciężarowego, który był używany przez osobę prywatną do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. W takim przypadku osoba sprzedająca musi wystawić fakturę VAT z 23% stawką podatku i zapłacić podatek do urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia sprzedaży. Faktura VAT musi zawierać numer rejestracyjny pojazdu i datę pierwszej rejestracji.
• sprzedaż nieruchomości lub udziału w nieruchomości, jeśli nabywca jest podatnikiem VAT i wyraził zgodę na opodatkowanie transakcji VAT. W takim przypadku osoba sprzedająca musi wystawić fakturę VAT z 23% stawką podatku i zapłacić podatek do urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia sprzedaży. Faktura VAT musi zawierać numer ewidencyjny nieruchomości i datę zawarcia umowy.
• wykonanie usługi na rzecz podatnika VAT, jeśli usługa jest objęta mechanizmem odwrotnego obciążenia (reverse charge). W takim przypadku osoba wykonująca usługę musi wystawić fakturę VAT bez kwoty podatku i z adnotacją „odwrotne obciążenie”. Podatek należy zapłacić przez nabywcę usługi do urzędu skarbowego w terminie właściwym dla deklaracji VAT. Faktura VAT musi zawierać numer NIP nabywcy i rodzaj usługi.

W pozostałych sytuacjach osoba nieprowadząca działalności gospodarczej nie może wystawić faktury VAT, ponieważ nie ma do tego uprawnień. Jeśli chce otrzymać zapłatę za sprzedany towar lub wykonaną usługę, może wystawić rachunek lub paragon fiskalny. Rachunek lub paragon fiskalny nie są dokumentami podatkowymi i nie uprawniają do odliczenia podatku przez nabywcę. Warto pamiętać o tym, że wystawianie faktur VAT bez uprawnień jest przestępstwem skarbowym i grozi karą grzywny lub więzienia.

Istnieją jednak możliwości wystawiania faktur zgodnie z prawem przez freelancerów nieprowadzących zarejestrowanej działalności. Można to zrobić na dostępnych dla freelancerów platformach do fakturowania w internecie. Możliwość wystawienia faktury VAT oferuje m.in. portal USEME, z którą freelancer nawiązuje umowę o dzieło i za jej pośrednictwem może wystawić legalnie fakturę VAT.

Polskie prawo dopuszcza prowadzenie działalności nierejestrowanej, dopóki nie jest to działalność stała i zorganizowana oraz dopóki dochody nie przekroczą połowy minimalnego wynagrodzenia. Prowadzenie działalności nierejestrowanej jest coraz korzystniejsze z racji wciąż rosnącej płacy minimalnej, co powoduje również ciągły wzrost limitu zarobków. Prowadząc działalność nierejestrowaną, można wystawiać rachunki albo faktury bez VAT. Faktura bez VAT musi zawierać jedynie datę wystawienia, numer ewidencyjny, nazwę towaru lub usługi, ilość towaru lub zakres usługi czy cenę jednostkową orz kwotę należności ogółem. Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie musi tłumaczyć się ze zwolnienia z podatku VAT. Chcąc jednak wystawiać faktury VAT, należy zarejestrować działalność, co stanie się konieczne po przekroczeniu limitu dochodów, i wskazać w formularzu chęć bycia płatnikiem VAT. Zarejestrowanie działalności wymaga jednak posiadania pewnego kapitału na start.