Firmy obarczone są licznymi obowiązkami. Jednym z nich jest składanie sprawozdań finansowych. Nie można tego uniknąć, ponieważ obowiązek jego przygotowania zapisany jest w ustawie o rachunkowości. Jego niedopełnienie grozi wysokimi karami. Sprawdź jak i złóż sprawozdanie!

Sprawozdanie finansowe to nic innego, jak dokument, który przedstawia wyniki finansowe oraz sytuację majątkową firmy w całym roku obrachunkowym. Jest sporządzany zgodnie z ustawą o rachunkowości i jego niezłożenie jest obarczone wysokimi karami. W skład sprawozdania finansowego muszą wejść: bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa. W dziale dotyczących strat oraz zysków niezbędne jest wskazanie, jaka była w danym roku wysokość:

· zysków;

· strat;

· przychodów;

· kosztów.

Wszystkie elementy powinny być opisane oddzielne. Jednocześnie konieczne jest zaznaczenie w sprawozdaniu obciążeń finansowych na dany rok obrotowy oraz z poprzedniego roku obrotowego. W informacjach o bilansie należy zaznaczyć stan aktywów oraz pasywów. Zgodnie z przepisami w sprawozdaniu przedstawia się stan na aktualnie zamykany rok obrotowy, jak i za poprzedni. Informacja dodatkowa służy do podania, jakie są zasady polityki rachunkowości w firmie, metody wyceny. Są to dane potrzebne, jeżeli w poprzednim roku stosowane były inne.

Poza głównymi elementami sprawozdania ustawa wskazuje również elementy dodatkowe. Są one konieczne, gdy sprawozdanie jest oceniane przez biegłego rewidenta. Dołączyć należy:

· sprawozdanie z działalności firmy, co dotyczy spółek kapitałowych i komandytowo-akcyjnych;

· zestawienie zmian poczynionych w kapitale własnym;

· rachunek przepływów pieniężnych;

· sprawozdanie z płatności dokonywanych na rzecz administracji publicznej;

· uchwałę zarządu o podziale zysku albo pokrywaniu straty;

· uchwałę zarządu o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego;

· opinię biegłego rewidenta (wyłącznie jeśli biegły dokonywał badania sprawozdania).

Obowiązek sprawozdania finansowego dotyczy podmiotów, które są wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Natomiast podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych bądź od osób fizycznych mają obowiązek składania sprawozdań do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Zanim nastąpi przesłanie sprawozdania, konieczne jest jego podpisanie, do czego uprawnione są konkretne osoby w firmie. Są to: osoba zajmująca się prowadzeniem ksiąg rachunkowych w przedsiębiorstwie (najczęściej główna księgowa w firmie), właściciele działalności gospodarczych jednoosobowych, wspólnicy w spółce cywilnej albo jawnej, członkowie zarządu spółki akcyjnej lub z o.o., komplementariusze w spółce komandytowej i komandytowo-akcyjnej, likwidatorzy albo syndycy spółki w czasie prowadzonego postępowania upadłościowego.

Poza formą również czas składania sprawozdania podlega ścisłej kontroli. Na sporządzenie oraz podpisanie sprawozdania przedsiębiorca ma 3 miesiące od dnia bilansowego – dniem bilansowym jest najczęściej 31 marca. Jednocześnie trzeba pamiętać, że zatwierdzenie sprawozdania finansowego powinno odbyć się najpóźniej w terminie 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego, którym zazwyczaj jest 30 czerwca. Zatwierdzenie odbywa się – w zależności od formy prawnej firmy – przez zgromadzenie akcjonariuszy, zgromadzanie wspólników albo przez osobę prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą. Gdy dopełnione zostaną wszystkie formalności związane ze sporządzeniem i podpisaniem sprawozdania, należy je złożyć.

Od 2018 r. podmioty, które prowadziły księgi rachunkowe, mogły składać sprawozdania w formie elektronicznej. Obecnie taka forma jest jedyną dopuszczalną przez ustawodawcę i od 2020 r. składanie sprawozdań odbywa się wyłącznie online. Sprawozdanie jest przesyłane w formie pliku o formacie XML, który musi być podpisany albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym, albo poprzez profil zaufany. Dla podmiotów posiadających wpis do KRS dostępny jest system teleinformatyczny Ministerstwa Sprawiedliwości, natomiast pozostałe podmioty mogą skorzystać z aplikacji e-sprawozdania Ministerstwa Finansów. Popularne są również programy posiadające interfejs webAPI. Po przesłaniu sprawozdania nie należy go w żaden sposób niszczyć, gdyż ustawa wymaga przechowywania go przez minimum 5 lat, do okazania w razie potrzeby weryfikacji danych lub kontroli.