Niektórzy pracodawcy zapewniają pracownikom samochody służbowe. W określonych przypadkach mogą również pokryć poniesione koszty związane z użytkowaniem pojazdów przez pracowników. Jest to tak zwana kilometrówka. W 2023 roku zmieniły się stawki kilometrówki. Czym ona dokładnie jest i ile teraz wynoszą jej stawki?

Kilometrówka to pokrywane przez pracodawcę koszty korzystania przez pracownika zarówno z samochodu służbowego, jak i prywatnego do celów związanych z pracą, np. wyjazdów w delegacje, czy do klientów. Ustalenie warunków oraz sposobu rozliczenia kilometrówki wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu przez pracodawcę. Zapisuje on w niej wszystkie przejechane trasy z takimi szczegółami, jak liczba przejechanych kilometrów, cel wyjazdu czy data podróży. Wypłata kilometrówki następuje po złożeniu rozliczenia delegacji przez pracownika. Co bardzo ważne, z kilometrówki zwolnione są pojazdy ciężarowe, które są co do zasady wykorzystywane tylko do celów służbowych i nie ma tu mowy o żadnych nadużyciach, czego nie można powiedzieć o samochodach osobowych, zwłaszcza będących prywatną własnością pracownika. W przypadku ciężarówek pracodawca nie musi prowadzić ewidencji pojazdu, aby rozliczyć kilometrówkę.

Dzięki ustawie z 23 października 2018 roku o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw w styczniu 2019 roku został zniesiony obowiązek prowadzenia kilometrówki dla celów podatkowych. Nie trzeba więc prowadzić dwóch osobnych ewidencji dla podatku VAT i PIT, bo ta dla VAT zawiera wszystkie niezbędne dane do celów podatku dochodowego. Rozporządzenie ministra infrastruktury w 2019 roku wprowadziło stały limit w związku z wykorzystaniem pojazdów prywatnych w ramach działalności gospodarczej. Limit ten wynosi 20% firmowych kosztów, do których zaliczają się koszty zakupu paliwa, oleju, wszelkich płynów, a także ubezpieczeń. Ewidencji pojazdu nie trzeba prowadzić, jeśli pracodawca ponosi na rzecz pracowników wydatki rozliczane miesięcznym ryczałtem pieniężnym. Mowa tu jednak o wydatkach bez jazd zamiejscowych oraz lokalnych. Jazdy zamiejscowe to takie, których koszty przekraczają kwotę ustaloną według stawek za 1 km przebiegu samochodu. Jazdy lokalne, to z kolei takie, których koszty są wyższe niż stawka lub miesięczny ryczały pieniężny za 1 km przebiegu.

17 stycznia 2023 roku weszło w życie Rozporządzenie Ministra Infrastruktury, które zmieniło warunki obowiązujące od 2007 roku oraz zmodyfikowało stawki kilometrówki. Obecnie wynoszą one:

• dla samochodu osobowego o pojemności silnika mniejszej lub równej 900 cm3 – 0,89 zł;
• dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł;
• dla motocykla – 0,69 zł;
• dla motoroweru – 0,42 zł.

Zaprezentowane kwoty są optymalną wartością możliwą do pokrycia przez pracodawcę za użycie przez pracowników pojazdów do celów służbowych. To pierwsze modyfikacje w stawkach kilometrówek od 16 lat. Wpływ na tę decyzję na pewno miała inflacja oraz coraz wyższe koszty eksploatacji pojazdów oraz koszty paliwa. Wysokość kilometrówki zależy od liczby przejechanych kilometrów, pojemności silnika oraz rodzaju pojazdu.

Kilometrówka pracodawcy dla odliczenia 100% VAT i kosztów powinna zawierać numer rejestracyjny pojazdu, datę rozpoczęcia i zakończenia ewidencji oraz stan licznika przebiegu pojazdu na początku i końcu ewidencji oraz na koniec każdego okresu rozliczeniowego. Dodatkowo należy uwzględnić w niej wpis pracownika z rozróżnieniem na każde użycie pojazdu. Każdy wpis musi mieć nadany numer i zawierać datę, cel wyjazdu, opis trasy, liczbę przejechanych kilometrów, nazwisko kierującego i przejechane kilometry na koniec okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia ewidencji.

Kilometrówka pracownika musi zawierać informacje określone przez ustawę o PIT, czyli:

• dane użytkownika pojazdu;
• dane pojazdu (pojemność silnika i numery rejestracyjne);
• numer wpisu;
• opis trasy
• datę i cel wyjazdu;
• liczbę przejechanych km i stawkę za 1 km przebiegu;
• kwotę po pomnożeniu liczby km przez stawkę;
• podpis pracodawcy i jego dane.

Rodzaj poniesionych wydatków na pojazd nie ma znaczenia w wyliczaniu kilometrówki. Pracownik otrzymuje zwrot kosztów w postaci ryczałtu z wyliczonej kilometrówki. Liczą się więc nie same wydatki, a przejechane kilometry.