Porządek w finansach jest niezbędny. Pozwala na pokazanie, jak działa firma, w jakiej jest kondycji i jaka może być jej finansowa przyszłość. Z tego powodu ogromne znaczenie mają sprawozdania finansowe składane przez podmioty prowadzące księgi rachunkowe.

Obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych spoczywa na podmiotach, które prowadzą księgi rachunkowe w związku z ustawą o rachunkowości, jak również na tych, które samodzielnie zdecydowały się na taki rodzaj księgowania. Dotyczy to m.in.:

•   firm jednoosobowych;
•   spółek osób fizycznych;
•   spółek działających jako osoby prawne;
•   spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (kapitałowych);

Sam rodzaj spółki nie jest istotny, istotna jest metoda księgowania zysków i strat, zastosowana w firmie. To ona decyduje o konieczności składania sprawozdania finansowego. Poprawne składanie sprawozdań finansowych stanowi opis działalności spółki, oraz jest podstawą kontaktów z urzędem skarbowym.

Z uwagi na rangę sprawozdania finansowego odpowiadają za nie osoby zarządzające firmą lub przedsiębiorstwem. Są to kierownicy jednostek oraz wspólnicy, np. w spółkach partnerskich czy jawnych oraz komplementariusze w spółkach komandytowo-akcyjnych i komandytowych. Jeżeli firma znajduje się w stanie upadłości lub znajduje się pod szczególnym nadzorem, wówczas za jej sprawozdanie finansowe może odpowiadać syndyk albo likwidator.

Przygotowane sprawozdanie finansowe musi być wykonane w sposób szczegółowy, dokładnie, zgodny z przepisami zawartymi w ustawie. Poprawnie przygotowanie sprawozdanie finansowe firmy składa się z rachunku zysków i strat, bilansu, informacji dodatkowej. W części zysków i strat należy zaznaczyć, jakie w roku sprawozdawczym firma miała:

• przychody,
• koszty,
• zyski,
• straty.

Każde z nich musi być rozpisana oddzielnie. Zaznaczyć trzeba także obciążenia finansowe z roku obrotowego bieżącego i poprzedniego. W części dotyczącej bilansu konieczne jest zaznaczenie, jaki jest stan pasywów i aktywów. Przedstawia się stan na rok obrotowy, który jest zamykany oraz za poprzedni. Z kolei w informacji dodatkowej powinny znaleźć się w opisane zasady polityki rachunkowości, zwłaszcza użyte metody wyceny. Ich zaznaczenie jest konieczne, jeżeli zmieniły się w stosunku do używanych rok wcześniej.

Aby sprawozdanie finansowe było uznane za kompletne, wymagane jest dołączenie do niego kilku dokumentów. Należą do nich sprawozdanie z działalności firmy, zwłaszcza jeśli sprawozdanie składa firma kapitałowa, opinię biegłego rewidenta, jeśli nastąpiło sprawdzenie przez rewidenta, uchwałę, która zatwierdziła składane dokumenty. Tak przygotowane sprawozdanie może przejść do etapu zatwierdzania go w ramach spółki.

Czas składania sprawozdania finansowego jest dla firm i spółek niezwykle istotny. Jego niedotrzymanie jest obciążone konsekwencjami prawnymi. Sprawozdanie musi być przygotowane i podpisane w okresie 3 miesięcy od dnia bilansowego. Takim dniem jest zazwyczaj 31 marca. Jednocześnie zatwierdzenie sprawozdania powinno odbywać się maksymalnie po 6 miesiącach od zakończenia roku obrotowego, czyli zazwyczaj do 30 czerwca. Takiego zatwierdzenia dokonują akcjonariusze, właściciele firm (jednoosobowych działalności gospodarczych), walne zgromadzenia wspólników. Od chwili zatwierdzenia sprawozdania finansowego przez upoważnione do tego osoby jest 15 dni na jego złożenie w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Podmioty, które zobowiązane są składać sprawozdania, nie mogą zrezygnować ani zapomnieć o dotrzymaniu narzuconych terminów. Brak złożenia sprawozdania jest karalny, a konsekwencje ponoszą członkowie zarządu i inne osoby, które są odpowiedzialne za przygotowanie i zatwierdzenie sprawozdania. Wśród kar, które mogą zostać nałożone, znajdują się: ograniczenie wolności do 2 lat, grzywna, rozwiązanie spółki oraz wykreślenie jej z KRS, ustanowienie kuratora dla spółki przez Sąd, rozpoczęcie postępowania wzywającego złożenie sprawozdania finansowego. Gdy spółka nie zrealizuje wezwania, może zostać rozwiązana.

Kary grzywny lub pozbawienia wolności mogą zostać nałożone na zarząd spółki lub kierowników jeśli sprawozdanie zostało sporządzone bez należytej staranności, nie posiada wszystkich danych, nie zawiera prawidłowych podpisów.

W ramach ułatwień dla podmiotów prowadzących księgi rachunkowe już od 1.10.2018 r. sprawozdania finansowe są składane elektronicznie oraz zatwierdzane są podpisem elektronicznym. Z kolei od 2020 r. forma elektroniczna sprawozdania finansowego jest dokładnie określona przez ustawodawcę. Jednocześnie od tego roku powstał wymóg składania sprawozdania finansowego przez podmioty bez wpisów w KRS. Wśród nich znalazły się stowarzyszenia, związki zawodowe i fundacje.