Ponoszenie kosztów działalności jest elementem niezbędnym w prowadzeniu przedsiębiorstwa. Są związane nie tylko z osiąganiem przychodów, ale także zabezpieczeniem firmy. Jeśli zamiast zysków i bezpieczeństwa pojawiają się straty, firma może być zagrożona. Znajomość kosztów, to pierwszy etap stworzenia stabilnego przedsiębiorstwa.

Zanim pozna się rodzaje kosztów, należy poznać, czym są same koszty. Pod tą nazwą w przypadku przedsiębiorstw określa się nakłady finansowe, które muszą zostać poniesione, żeby uzyskać przychód, zachować przychód albo zabezpieczyć jego źródła. Wyjątkiem w są jedynie koszty wskazane w art. 23 ustawy o PIT, m.in. wydatki na nabycie gruntów albo prawa wieczystego użytkowania gruntów, ulepszenie środków trwałych, które zwiększa ich wartość. Uzyskane przychody finansowe są wykorzystywane do opłacania czynszu, wynajmu przestrzeni biurowych lub magazynowych, produkcji produktów związanych z branżą. W związku z tym najważniejsze jest uzyskanie określonych rezultatów dzięki kosztom. Gdy tak się nie dzieje, firma zaczyna przynosić straty. Jednocześnie należy pamiętać, że ocenie podlegają koszty udokumentowane, np. wystawioną fakturą. Dopiero takie tworzą koszty uzyskania przychodu.

Pojawiające się w przedsiębiorstwie koszty można podzielić ze względu na ich rodzaje, co wspiera porządkowanie firmowego budżetu oraz ułatwia kontrolowanie wydatków. Wśród rodzajów wyróżnić można:

· wynagrodzenia, ubezpieczenia społeczne, inne świadczenia;

· podatki i opłaty (także podatek akcyzowy);

· amortyzacja, zużycie materiałów i energii;

· usługi obce;

· pozostałe koszty.

Poza najpopularniejszym podziałem na rodzaje można zastosować także podział zgodnie z innymi kategoriami. Trzeba jednak pamiętać, że sposób klasyfikacji kosztów musi być spójny i opisany w zasadach rachunkowości dla prowadzonego przedsiębiorstwa. Do innych możliwych kategorii należą: koszty produkcji podstawowej i ogólniej, koszty pośrednie i bezpośrednie, okres, za który liczone są koszty, koszty sprzedaży i zakupu, koszty związane ze strukturą wewnętrzną firmy.

Koszty stałe określone są w ustawie o rachunkowości. Są cykliczne oraz są tym rodzajem kosztów, który nie podlega zmianie niezależnie od wzrostu/zmniejszenia się produkcji czy usług w przedsiębiorstwie. Niezależnie od tego, koszty stałe pozostają na niezmienionym poziomie, a wśród nich wyróżniają się:

· czynsz – za wynajem pomieszczeń biurowych bądź magazynowych, produkcyjnych;

· ubezpieczenie maszyn produkcyjnych, nieruchomości lub sprzętu;

· odpisy amortyzacyjne maszyn, samochodów, nieruchomości;

· wynagrodzenie pracowników, zarządu.

Zmniejszenie wysokości kosztów jest możliwe, np. poprzez modernizację, negocjacje umowy najmu lub wybór budynku z niższym czynszem. Są to jednak zmiany, które nie mają bezpośredniego powiązania z prowadzeniem firmy. Jednocześnie żadna ze zmian nie spowoduje, że koszty stałe przestaną istnieć. Konieczność opłacania czynszu jest bezdyskusyjna.  Dodatkowo można wyróżnić koszty bezwzględnie stałe niezależne od wielkości produkcji przedsiębiorstwa oraz koszty skokowo stałe, które na początku są wyższe, a następnie stabilne. Koszty skokowo stałe są związane z inwestycjami, jakie podejmuje firma, aby zwiększyć zyski/produkcję. Istotne jest pamiętanie, że koszty stałe są charakterystyczne dla przedsiębiorstw, które mają długi okres działalności. Częstym błędem początkujących firm jest godzenie się na odroczone terminy płatności, co zaburza płynność finansową i uniemożliwia pokrycie kosztów stałych w terminie.

Koszty zmienne wiążą się już z produkcją/usługami przedsiębiorstwa, ich wielkością, sprzedażą oraz wywiązywaniem się ze zobowiązań. W związku z nimi podlegają zmianie, np. jeśli pojawiło się większe zamówienie na produkt i potrzebne jest więcej materiału, wtedy konieczny jest większy zakup. Gdy produkcja zacznie wzrastać, koszty zmienne także urosną, natomiast kiedy produkcja/popyt na produkt zmniejszy się, koszty będą mniejsze. Wśród kosztów zmiennych można wyróżnić:

· usługi obce;

· amortyzacja, zużycie materiałów oraz energii;

· podatki oraz opłaty, m.in. akcyzowy;

· ubezpieczenia społeczne, wynagrodzenia;

· pozostałe koszty rodzajowe.

W kosztach zmiennych można wyróżnić również kilka podkategorii, w tym: koszty degresywne (wzrost produkcji, mniejszy jednostkowy koszt zmienny), koszty regresywne (szybko malejący koszt jednostkowy produkcji, jeśli wzrasta produkcja), koszty progresywne (wzrost kosztów zmiennych przy wzroście produkcji, np. wypłacanie wynagrodzeń za nadgodziny), koszty proporcjonalne (jednostkowy koszt zmienny jest stały, gdy wzrasta produkcja).