Zaliczka i zadatek są formami zabezpieczenia wykonania umowy w razie jej ostatecznego niezawarcia lub rozwiązania po zawarciu przez którąś ze stron. Oba pojęcia są często używane zamiennie i mylone. Czym jest zaliczka, a czym zadatek? Jakie są różnice między nimi oraz czy i kiedy można liczyć na ich zwrot?

Zadatek i zaliczka to pewne kwoty pieniędzy, które usługobiorca wpłaca usługodawcy przed wykonaniem zlecenia. Wielu osobom pojęcia te kojarzą się z przyjęciami weselnymi i prawidłowo. Lokale gastronomiczne pobierają najczęściej jedno i drugie od przyszłych młodych par. Chodzi o to, aby wykonawca usługi nie był stratny, jeśli do jej wykonania nie dojdzie w wyniku rezygnacji drugiej strony. Jeśli umowa zostaje wykonana, zarówno zadatek, jak i zaliczka zostają wliczone na poczet wynagrodzenia i po wykonaniu klient dopłaca już tylko resztę ceny. Różnice między zaliczką a zadatkiem pojawiają się wtedy, gdy pojawiają się problemy z wykonaniem umowy. Problemy te mogą nastąpić z winy obu stron. Od tego, z czyjej strony wystąpił problem, zależy to, czy kwoty te wykonawca musi zwrócić klientowi. Zaliczka zawsze podlega zwrotowi, niezależnie od tego, która ze stron zerwie umowę. Zadatek zaś podlega zwrotowi wyłącznie wtedy, kiedy umowę zrywa wykonawca. Jeśli zaś umowę zrywa klient, wykonawca ma prawo zatrzymać zadatek dla siebie.

Warto wiedzieć, że zadatek, w przeciwieństwie do zaliczki, jest ujęty w prawie, a właściwie w Kodeksie cywilnym. Jeśli klient odpowiada za niewykonanie umowy, bo się w ostatniej chwili rozmyśla, mamy prawo zatrzymać zadatek, ale musimy złożyć kontrahentowi oświadczenie o odstąpieniu od umowy. Natomiast osoba, która wpłaciła zadatek, może żądać jego zwrotu od kontrahenta, jeśli to on odpowiada za niewykonanie umowy. W takiej sytuacji można nawet żądać zwrotu zadatku w podwójnej wysokości. Jednak warunkiem możliwości żądania zwrotu zadatku w podwójnej wysokości jest również złożenie kontrahentowi oświadczenia o odstąpieniu od umowy. Może jednak zdarzyć się także sytuacja, kiedy umowa nie zostanie wykonana w wyniku okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności żadna ze stron lub obie strony ponoszą takie same (np. rozwiązanie umowy za porozumieniem stron). Wtedy wykonawca usługi musi zwrócić zadatek, ale nie ma obowiązku zwracać go w podwójnej wysokości.

Zaliczka zazwyczaj jest pobierana przez osoby, które jeszcze przed wykonaniem usługi muszą ponieść jakieś koszty. Np. lokale gastronomiczne pobierają zaliczki od przyszłych młodych par, by móc pokryć koszty, które muszą ponieść jeszcze przed dniem, w którym ma odbyć się przyjęcie. W przeciwieństwie do zadatku zawsze trzeba liczyć się z tym, że w razie niewykonania umowy niezależnie od powodu trzeba będzie ją zwrócić. Zaliczka nie jest ujęta w przepisach prawnych jako możliwa do zatrzymania.

Mimo tego nie zawsze trzeba zwracać zaliczkę. Wyjątkową sytuacją jest taka, gdy klient w ostatniej chwili zrezygnuje z usługi, przez co wykonawca jest stratny, zwłaszcza gdy już zdążył ponieść część związanych z usługą kosztów. W takim przypadku warto skorzystać z możliwości kompensaty, czyli potrącenia. Wykonawca powinien zwrócić zaliczkę, ale z drugiej strony ma prawo ubiegać się o odszkodowanie za poniesione straty czy wynagrodzenie za wykonanie części prac. Może więc złożyć oświadczenie o potrąceniu zaliczki od kwoty odszkodowania. Wyobraźmy sobie sytuację, kiedy ktoś podpisuje umowę z firmą remontową na remont mieszkania i wpłaca 5000 zł zaliczki, ale rozmyśla się w ostatniej chwili, a wręcz nie wpuszcza ekipy do swojego lokalu. Przedsiębiorca wylicza więc, że poniósł stratę na 20 000 zł i składa oświadczenie o potrąceniu. Wtedy klient musi zapłacić 15 000 zł i w ten sposób uzyskuje jakby zwrot zapłaconej zaliczki. Jednak jeśli taka sprawa będzie miała finał w sądzie, to wykonawca usługi musi udowodnić, że miał prawo domagać się odszkodowania i wykazać jego wysokość, przy czym może być konieczne uzyskanie opinii biegłego sądowego. Lepszym wyjściem jest więc wymagać zapłaty zadatku, którego w takiej sytuacji nie musiałby zwracać.