Rekrutacja i wybór odpowiedniego kandydata spośród zgłoszeń, to dopiero pierwszy krok do zatrudnienia nowego pracownika. Po wybraniu przedsiębiorca musi dopełnić jeszcze szeregu obowiązkowych formalności. Niedopełnienie ich może skończyć się grzywną lub roszczeniami cywilnymi, np. gdyby pracownik ucierpiał w wyniku wypadku przy pracy. Oto obowiązki pracodawcy przy zatrudnieniu pracownika – krok po kroku.

Przed zatrudnieniem pracodawca ma prawo zweryfikować prawdziwość danych podanych przez pracownika w CV. W tym celu można zażądać od pracownika stosownego oświadczenia lub okazania dokumentów potwierdzających imię, nazwisko, wiek, dane kontaktowe, wykształcenie czy kwalifikacje zawodowe. Po podpisaniu umowy można żądać potwierdzenia dodatkowo danych osób z rodziny, w tym dzieci, jeśli pracownik będzie chciał korzystać ze szczególnych uprawnień przewidzianych w kodeksie pracy, a także numeru PESEL, czy adresu zamieszkania. Istotne jest też potwierdzenie numeru konta do wypłat. W przypadku pracy zdalnej należy potwierdzić miejsce wykonywania pracy przez pracownika.

Z każdym pracownikiem należy zawrzeć pisemną umowę o pracę lub inną (zlecenie lub o dzieło). Umowa powinna zostać przygotowana w dwóch egzemplarzach – jeden dla pracodawcy, a drugi dla pracownika. Brak umowy może skutkować grzywną w wysokości od 1000 do nawet 3000 złotych.

Pracodawca ma 7 dni od podpisania umowy na poinformowanie pracownika o warunkach zatrudnienia, a mianowicie:

•       czasie pracy w ciągu dnia oraz tygodnia;
•       częstotliwości wypłat wynagrodzenia;
•       czasie urlopu przysługującego pracownikowi;
•       długości okresu wypowiedzenia umowy;
•       układzie zbiorowym, którym objęty jest pracownik.

Pracodawca powinien też poinformować pracownika o sposobach potwierdzania obecności pracy i usprawiedliwiania nieobecności.

Każdy pracodawca ma obowiązek wysłać nowego pracownika na badania lekarskie. Musi on uzyskać zaświadczenie lekarskie dopuszczające go do wykonywania danej pracy i braku przeciwwskazań lub też warunków, jakie z powodów zdrowotnych musi mieć zapewnione. Koszty badań lekarskich pokrywa pracodawca.

Art. 237(3) § 1-2 kodeksu pracy głosi, że nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Dlatego pracodawca ma obowiązek zorganizowania szkolenia BHP dla każdego nowego pracownika, za które również pokrywa koszty. Konieczne jest także przeprowadzanie okresowych szkoleń. Pracownik musi być świadomy zagrożeń w miejscu pracy oraz wiedzieć, co zrobić w razie wypadku. Brak szkolenia może spowodować poważne konsekwencje, jeśli taki wypadek się zdarzy.

Z chwilą zatrudnienia pracownik podlega obowiązkowym ubezpieczeniom w ZUS. Jednak to na pracodawcy ciąży obowiązek zgłoszenia pracownika do ZUS w terminie 7 dni od zaistnienia obowiązku składkowego, czyli od dnia podpisania umowy. Później to również pracodawca potrąca składki od wynagrodzenia pracownika i odprowadza je do ZUS.

Po pierwsze, pracodawca musi założyć dla pracownika kartę ewidencji pracy. Dzięki ewidencji czasu pracy będzie mógł później ustalić wysokość wynagrodzenia (jeśli obowiązuje stawka godzinowa) oraz innych świadczeń wynikających z pracy. Pracodawca ma także obowiązek udostępnić kartę pracownikowi na jego żądanie. Kolejne dokumenty, jakie trzeba założyć pracownikowi, to akta osobowe. Składają się one z 3 części, które obejmują dokumenty związane z ubieganiem się o pracę (CV, list motywacyjny itp.), dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem zatrudnienia (umowa, wszelkie zaświadczenia, oświadczenia i potwierdzenia zapoznania się pracownika z przepisami w firmie oraz wiele innych dokumentów związanych z urlopami, świadczeniami, benefitami czy orzeczenia lekarskie) oraz dokumenty związane z zakończeniem stosunku pracy (wypowiedzenie, świadectwo pracy itp.).

W laboratoriach, warsztatach, halach produkcyjnych i innych miejscach pracy, gdzie pracownicy narażeni są na kontakt z niebezpiecznymi substancjami, zanieczyszczeniami, ogniem czy prądem, pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom odzież roboczą lub ochronną oraz ochronne akcesoria, jak np. kaski czy okulary.